Порядок в документах

Предыдущая тема Следующая тема Перейти вниз

Порядок в документах

Сообщение автор Копилка в Чт Янв 12, 2017 6:54 pm

часть 1

В каждом доме независимо от состава семьи хранится довольно много разного рода документов – удостоверения личности, документы на собственность, полисы, платежные квитанции и многое другое. 
Предлагаю в ближайшие дни осмотреть имеющееся богатство и, при необходимости, оптимизировать его хранение. 
 
Для начала нужно будет оценить масштаб бедствия, для этого нам потребуется собрать все документы в одно место. Выделите полчаса свободного времени и пустую горизонтальную поверхность и устройте охоту за документами: пройдите по всем помещениям и соберите все бумажки.
 
Теперь давайте поделим их на две большие части: постоянного и временного хранения. 
Что нужно хранить постоянно: паспорта, свидетельства о рождении, страховое свидетельство пенсионного фонда, свидетельство ИНН, дипломы, договора на приобретение недвижимости и свидетельства о праве собственности
Все эти документы лучше всего хранить в отдельной папке/коробке, которая может так и называться «Важные документы».
Отложили? 

Теперь давайте переберём оставшееся, нашей задачей будет выбросить устаревшие бумаги.
Для этого давайте определимся со сроками хранения:
-        инструкции к технике (на первой странице удобно подколоть и чеки на приобретение, чтобы весь комплект документов был собран вместе) – на период пользования ею;
-        документы по оплате коммунальных услуг – в российском законодательстве конкретный срок хранения не указан, поэтому следует идти логическим путем: поскольку квитанция - это документ, подтверждающий приём денежных средств. В Гражданском Кодексе РФ есть понятие "срок исковой давности", то есть время, в течение которого можно обратиться в суд за защитой нарушенных прав. Для взыскания задолженностей этот срок составляет 3 года ( ст. 196 ГК РФ), поэтому квитанции стоит хранить именно столько времени плюс на период возможной обработки искового заявления судом. То есть в пределах 4 лет. Правда есть один нюанс: срок исковой давности может прерываться, в связи с чем (в отдельных случаях) претензии к вам по оплате могут возникнуть и за пределами трехлетнего срока. Поэтому, если у вас есть опасения, могу предложить перед чисткой домашнего архива обратиться к коммунальщикам за справкой об отсутствии задолженности. И хранить ее вместо кучи квитанций и платежек за те года.
-        чеки на приобретение обуви – 2 года (такой срок установлен ст. 19 Закона о защите прав потребителей для предъявления претензий по качеству товара)


Последний раз редактировалось: Копилка (Пт Янв 13, 2017 10:58 pm), всего редактировалось 3 раз(а)
avatar
Копилка
Admin

Награды :

Сообщения : 2814
Репутация : 131
Дата регистрации : 2017-01-11

http://growth-area.forum2x2.ru

Вернуться к началу Перейти вниз

Re: Порядок в документах

Сообщение автор Копилка в Чт Янв 12, 2017 6:58 pm

часть 2

Итак, у вас в доме остались лишь нужные документы. Теперь мы озадачимся вопросом их хранения.
Заключительным вопросом 1 части было: подумать, какая группировка документов вам нравится больше - по людям, по группам документов, либо смешанные варианты.

Есть еще один важный момент: как их хранить. На самом деле, это важнее, чем может показаться на первый взгляд: если вам будет некомфортно работать с имеющейся системой хранения (она будет неудобна и/или далеко расположена) - высок риск, что вы будете ее игнорировать. Гуру организации хранения Девид Аллен считает, что система должна быть организована так, чтобы на поиск или укладку на хранение документа уходило не больше минуты.
Кроме того, в папках/коробках должно хватать места. Когда для того, чтобы вложить в папку листок, нужно попыхтеть, прижимая руками невлезающую в регистратор кучу - это нервирует и остается в закоулках памяти. В следующий раз может стать просто лениво убирать бумаги на место. "Просто так". Хотя, на деле, это затаившееся воспоминание о прошлых муках )
Итак, хранить документы можно в папках (в папках с вшитыми файлами удобно хранить тяжелые документы типа дипломов - прошивка файла не даст странице перекоситься и "вывалиться" из папки)


Регистраторах


Если в одном регистраторе хранится несколько категорий документов, удобным будет использование вот таких вкладышей


Коробках


Если документов немного, может хватить одного портфеля


Кроме того, допустимо использование различных систем для разного типа документов. Например, папка с вкладышами для документов постоянного хранения, регистраторы для квитанций и прочего, коробка для хранения инструкций к технике. Повторюсь: это лишь вопрос вашего удобства. И возможностей вашей мебели ))
Еще удобно дополнительно завести папку на молнии - с ней удобно брать документы "в люди". С такой папкой можно быть уверенным, что из нее ничего не выпадет, даже маленькие клочки бумаги останутся при вас )


Следующий момент: копии документов. Квитанции копировать, конечно же, не стоит (хотя, если вы боитесь выбрасывать - сделайте скан, в случае необходимости он поможет вам восстановить справедливость), а вот о копиях документов постоянного хранения позаботиться может быть полезным. Зачастую вечером узнаешь, что утром нужна копия свидетельства о рождении в садик или еще чего. Даже если у вас есть под рукой принтер, распечатать хранящуюся в компьютере копию документа быстрее, чем сканировать его. А достать заранее распечатанную копию - еще быстрее, чем распечатать )))
Жесткому диску компьютера после двух аварий я больше не доверяю ((( Поэтому сканы всех документов лежат в облаке. Современные смартфоны имеют специальные программы для сканирования документов. Или многие могут их отсканировать на работе/у знакомых и тд. Но если нет и этого, можно просто забросить в архив фотокопию. В моей жизни была несколько ситуаций, когда эти копии мне очень пригодились.
Вы вправе выбрать другой вариант.
Кроме того, для часто требующихся документов (свидетельства о рождении детей, свидетельство о браке и паспорта) - по паре копий можно распечатать и вложить в папку вместе с оригиналом (или просто положить копию, если оригиналы документов вы носите с собой)


Последний раз редактировалось: Копилка (Пт Янв 13, 2017 10:53 pm), всего редактировалось 4 раз(а)
avatar
Копилка
Admin

Награды :

Сообщения : 2814
Репутация : 131
Дата регистрации : 2017-01-11

http://growth-area.forum2x2.ru

Вернуться к началу Перейти вниз

Re: Порядок в документах

Сообщение автор Копилка в Чт Янв 12, 2017 6:58 pm

часть 3

Если вы собрались выполнить все задания, то на сегодня документы у вас собраны в одно место, рассортированы, ненужные выброшены, копии нужных сделаны.
Осталось совсем немного: решить, что нужно изменить, чтобы этот порядок поддерживался и дальше (конечно, если проблема с поддержанием порядка существует)

Есть два варианта:
1. Решить для себя, что вы всегда будете сразу раскладывать все по местам
2. Признать, что вы не можете гарантировать себе выполнение первого правила в любой день вашей жизни, и поэтому будете стараться раскладывать документы по местам с какой-то периодичностью (ну как тут не вспомнить недельный план Марлы? :lol: , а в промежутках между этими днями бумаги будут накапливаться в каком-то буфере.
Скажу честно: я сторонница второго варианта, ибо есть болезни, усталость, форс-мажоры и просто плохое настроение. Но вы имеете право на свою точку зрения.
Если выбираете первый вариант - от вас ничего не требуется дополнительно к данному себе обещанию )
Если второй - нужен подумать над выбор места буфера и его формы. Желательно обсудить вопрос с домашними (ну или поставить их перед фактом ;) ), поскольку крайне редко в семье бумаги поступают только от одного человека. А раз приносят документы все - они должны четко знать, куда их положить.
Кто-то выберет полочку в прихожей, кто-то складывает все в корзинку на комоде, кто-то засовывает все бумаги за зеркало у входной двери...Вариантов так много, что сложно их все перечислить . Бывают и многоходовые ситуации Very Happy
Например, мои близкие сбрасывают все на полку в прихожей, на большее мы так и не договорились ) я разбираю, выбрасываю ненужное, остальное отношу на свой стол. Нашла в этом плюс: всегда вижу вновь поступающие в дом документы, а если бы они складывали их сразу на стол - могла бы и пропустить.
Там, в лотке для бумаг, они могут подождать своего часа, когда разложу по местам. А могу и сразу убрать. Тут больше от сына зависит: если он поблизости, шкаф не открываю - для него это сладкий запретный плод Smile

Подводим итоги: место должно быть. Причём
1. Все домочадцы должны отнёс знать и должны быть согласны им пользоваться
2. Хорошо бы, чтобы у этого буфера были бортики, исключающие потерю бумаг. Знаете, очень обидно найти через год завалившуюся за стенку стола квитанцию, из-за отсутствия которой ты не смог вернуть деньги :x
3. Ну и хорошо бы установить себе периодичность разбора. Иначе буфер быстро превратится в курган. Можно воспользоваться идеей Марлы и ввести в привычку разбирать бумаги в какой-то день недели. Можно пойти путём "когда наберется стопа из нескольких листов". Это не так важно.
avatar
Копилка
Admin

Награды :

Сообщения : 2814
Репутация : 131
Дата регистрации : 2017-01-11

http://growth-area.forum2x2.ru

Вернуться к началу Перейти вниз

Re: Порядок в документах

Сообщение автор Спонсируемый контент


Спонсируемый контент


Вернуться к началу Перейти вниз

Предыдущая тема Следующая тема Вернуться к началу


 
Права доступа к этому форуму:
Вы не можете отвечать на сообщения